Steve Leyseele (FOLKS Event Agency): "Wendbaarheid gedurende het hele project is het sleutelwoord"

Na John Jeanquart was onze tweede afspraak bij FOLKS Event Agency met team leader Steve Leyseele. Bedoeling van dit interview: meer inzicht in de modus operandi van het succesvolle eventbureau.
 
Wat is jouw rol bij FOLKS?
 
Ik ben in 2016 begonnen bij Dynamic Events als project manager. Sinds de fusie met Seauton International iets meer dan een jaar geleden, ben ik team leader en geef ik leiding aan een dozijn project managers.
 
Ik houd me vooral bezig met de activiteiten in goede banen leiden, de teams uitdagen, de planning organiseren en de inkomende briefings coördineren. Om het simpel uit te drukken zou je kunnen zeggen dat ik dienstdoe als cement tussen de verschillende afdelingen: ik breng de teams samen en creëer synergiën om de projecten die we binnenkrijgen tot een goed einde te brengen.
 
Tot slot is het ook mijn taak om ervoor te zorgen dat we de doelstellingen van de klant waarmaken. Of het nu gaat om een conferentie, een eindejaarsfeest, een productlancering of teambuilding, elk evenement heeft een duidelijk omschreven doel - al was het maar om ervoor te zorgen dat de deelnemers weer naar huis gaan met de gedachte "Wow, ik werk voor een geweldig bedrijf!” - en het is mijn verantwoordelijkheid om mijn uiterste best te doen om dat doel te bereiken.
 
Over welke middelen beschikken jullie om dat te doen?
 
Naast het team van project managers, die alle organisatorische aspecten beheren, hebben we ook creatives in huis voor de ontwikkeling van concepten.
 
Deze twee expertises zijn sterk met elkaar verbonden en in het algemeen werken ze nauw samen vanaf het moment dat ze de briefing ontvangen, waarbij ze elkaar voortdurend uitdagen: de creatieven met hun ideeën en de project managers: zij zijn in feite ook ‘creatieven’ en waken erover dat de ideeën realistisch en haalbaar zijn.
 
Daarnaast, en dit is een van de grote krachten van FOLKS, hebben we ook de afdeling Corporate Travel, die zakenreizen van A tot Z organiseert, of het nu gaat om teambuilding of deelname aan een internationaal congres. Het team zorgt voor alles, van de aankoop van vliegtuig- of treintickets, via hotel-, restaurant- en taxireserveringen, tot het opstellen van een compleet en gedetailleerd tijdschema voor de gehele duur van de reis. Tot slot staat ons deskundige Hospitality team klaar voor de deelnemers vanaf de registratie tot ze weer naar huis gaan.
 
Doen jullie ook een beroep op freelancers?
 
We hebben een uitgebreid netwerk van freelancers die we voornamelijk om twee redenen inzetten. Ten eerste om de pieken in de activiteit zoals die wel vaker voorkomen in de eventsector op te vangen en ten tweede doen we ook een beroep op onze partners voor technische ondersteuning, entertainment, catering, design, meubilair en decoratie, om op de hoogte te blijven van nieuwe trends en innovaties. Expertise van buitenaf is dus in het algemeen welkom om onze projecten te verrijken.
 
Hoe winnen jullie projecten?
 
Dat kan op drie manieren... Ofwel via ons netwerk van bestaande klanten die vaak bij ons komen aankloppen voor nieuwe projecten. Ofwel via aanbestedingen voor Belgische en Europese institutionele projecten. Of via aanbestedingen in de B2B-sector. In totaal beheren we tussen 170 en 180 projecten per jaar.
 
Hoe zit het met de budgetten?
 
Die schommelen enorm. We doen events vanaf 50.000 euro, maar bij andere komt een budget van meer dan een miljoen kijken. Het gros zit daartussenin.
 
Is het geen stresserend vak?
 
Ja, het is stresserend, maar daarom doen we het wel.
 
Onze deadlines zijn vaak kort en we zijn afhankelijk van veel externe factoren, waardoor we altijd alert moeten zijn. Je moet ook altijd rekening houden met heel wat onvoorziene gebeurtenissen, maar dankzij de werkmethodologie die we hebben ingevoerd, slagen we erin om alles onder controle te houden.
 
Zoals een van de collega’s altijd zegt, zoeken we waar het duiveltje zich verstopt. Dat is in feite het geheim voor een geslaagd event. Om problemen te voorkomen, start de machine zodra het project binnenkomt, of het zich nu nog in de pitchfase bevindt of al is goedgekeurd: we hanteren een strikte werkwijze, zodat we de vorderingen en eventuele risico's effectief kunnen opvolgen, om ze zo goed mogelijk op te lossen. 
 
Het sleutelwoord is wendbaarheid gedurende het hele project.
 
Nog iets dat je wilt toevoegen?
 
Het belangrijkste bij FOLKS, en onze grootste kracht, ja ons dna, is eigenlijk de samenhang tussen de verschillende specialisten, die uiteindelijk één expertise vormen. Alle medewerkers kunnen verschillende functie vervullen en vullen elkaar perfect aan.
 
Daarnaast is FOLKS een bedrijf dat veel waarde hecht aan menselijke relaties, zowel intern als met onze klanten, met wie we streven naar een zo soepel en spontaan mogelijke vertrouwensrelatie.
 
Als we dus gebrieft worden over een project, zetten we meteen de pet van de klant op en zetten die pas af als het project succesvol is afgerond.