Steve Leyseele (FOLKS Event Agency) : "Le mot-clé, c'est l'agilité tout au long du projet"

Après John Jeanquart, deuxième rendez-vous chez FOLKS Event Agency, à la rencontre de son Team Leader, Steve Leyseele.
 
Objectif de cette interview : mieux comprendre le mode opératoire d’une agence événementielle à succès…
 
Quel est votre rôle au sein de l'agence ?
 
J’ai commencé chez Dynamic Events en 2016, en tant que Project Manager. Depuis la fusion avec Seauton International il y a un peu plus d’un an, je coiffe la casquette de Team Leader, à la tête d’une douzaine de Project Managers.
 
Mon rôle consiste principalement à gérer l’opérationnel, challenger les équipes, organiser les plannings et coordonner les briefings entrant.
 
En un mot, je suis la Super Glue entre les différents départements, qui compose les équipes et crée des synergies pour mener à bien les projets qu’on nous confie. 
 
Enfin, mon rôle consiste également à faire en sorte que nous atteignons les objectifs du client. Parce que l’époque à laquelle on faisait un événement pour faire un événement est désormais tout à fait révolue… Aujourd’hui, que ce soit un congrès, une fête de fin d’année, un lancement de produit ou un teambuilding, chaque événement a un objectif bien défini - ne fût-ce que le fait que les participants se disent en partant « WOW, je bosse quand même dans une super boîte ! » -, et c’est ma responsabilité de mettre tout en œuvre pour absolument l’atteindre.
 
De quelles forces vives disposez-vous pour y parvenir ? 
 
Outre l’équipe de Project Managers, qui gère tous les aspects organisationnels, on dispose de créatifs pour l’élaboration des concepts.
 
Ces deux expertises sont fortement liées et, généralement, elles collaborent étroitement dès la réception du briefing, en se challengeant sans cesse l’une l’autre : les créatifs avec leurs idées, et les Project Managers, qui, quelque part, sont également des créatifs, en jouant le rôle de "garde-fou", afin de s’assurer que ces idées soient réalistes et réalisables.
 
A côté, et c'est l'une des grandes forces de FOLKS, il y a également le département Corporate Travel, qui organise de A à Z des voyages d'affaires ,que ce soit un teambuilding ou une participation à un congrès international. L'équipe s'occupe de l'achat des tickets d'avion ou de train, en passant par les réservations d'hôtels, de restaurants ou de taxis, jusqu'à la définition d'un emploi du temps complet et détaillé pour toute la durée du voyage. 
 
Enfin, notre équipe experte en Hospitality s'occupe de la prise en charge totale des participants, de leur inscription à leur retour à la maison.
 
Faites-vous également appel à des freelances ?
 
Nous avons un vaste réseau de freelances, auxquels nous faisons appel principalement pour deux raisons. Primo, pour gérer au mieux les pics d’activités qui sont nombreux dans le métier de l’événementiel. Secundo, nous faisons également appel à nos partenaires pour la technique, les animations, le catering, le design, le mobilier et décoration, pour être à jour des nouvelles tendances et innovations.
 
Une expertise extérieur est donc généralement la bienvenue pour enrichir les projets.
 
Au fond, comment rentrez-vous les projets ?
 
Il y a trois façons…  Soit via le réseau de clients existants, qui font souvent appel à nous pour de nouveaux projets. Soit via des appels d’offres pour des projets institutionnels belges et européens. Soit via des appels d’offres dans le secteur B2B
 
Au total, nous gérons de 170 à 180 projets par an.
 
Quid des budgets ?
 
Ils fluctuent énormément. On opère sur des événements à partir de 50.000 euros et d'autres qui dépassent le million. Le volume étant évidemment entre les deux.
 
C’est assez stressant comme métier…
 
Oui, c'est stressant, mais c'est aussi pour ça que nous le faisons. Nous adorons ça !
 
Nous avons des deadlines, qui sont souvent courtes, pour lesquelles nous dépendons de nombreux facteurs extérieurs, qui nous obligent à être au taquet en permanence. Il y a beaucoup d’imprévus également, mais grâce à une méthodologie de travail que nous avons mise en place, nous arrivons néanmoins à gérer le tout.
 
Un collègue dit toujours : « Nous allons regarder où se cache potentiellement le petit diable… »
 
C’est le secret. Pour éviter les couacs, dès que le projet rentre, qu’il soit encore en phase de pitch ou confirmé, la machine se met en marche et une certaine rigueur s’installe, qui nous permet de monitorer efficacement l’avancement et les risques éventuels, afin de les solutionner au mieux.  
 
Le mot-clé, c'est l'agilité tout au long du projet.
 
Un dernier mot ?
 
L’important chez FOLKS, et sa plus grand force, voire son ADN, c’est vraiment la cohérence entre les différents spécialistes, qui finalement ne forme qu’une seule expertise. Globalement, tous les collaborateurs ont de multiples casquettes et sont parfaitement complémentaires.
 
Par ailleurs, FOLKS est une société qui met un point d’honneur sur les relations humaines, que ce soit en interne, mais également avec nos clients, avec lesquels nous nous efforçons d’établir une relation de confiance la plus fluide et spontanée possible. 
 
Autrement formulé, quand on nous briefe pour un projet, nous coiffons immédiatement la casquette du client et nous ne la retirons que quand le projet a été mené à bien.